Las licitaciones públicas son oportunidades abiertas a todo tipo de compañías. En el pasado, el proceso era más excluyente y sólo participaban grandes corporaciones. El panorama contemporáneo ha dado un giro de 360 grados.
Los propietarios y emprendedores de pequeñas y medianas empresas pueden acceder a los beneficios de estas contrataciones. Las opciones abarcan múltiples sectores: tecnología, cultura, entretenimiento y muchos más. Sin embargo, se trata de convocatorias altamente exigentes y competitivas.
Muchos interesados desisten antes de postular debido a la gran cantidad de requisitos. Aquí, se ofrecerán varios consejos para presentarse a una licitación pública con éxito.
Contenido
Secretos para triunfar en licitaciones
El primer paso es investigar cómo funcionan estos concursos. Cuál es la documentación que solicitan, qué clase de servicios y productos demandan y los plazos establecidos, entre otras cuestiones. Este análisis previo es de suma importancia para adaptar la empresa a los requerimientos del contratante.
Después, es imprescindible realizar la inscripción en rolece, el Registro Oficial de Licitaciones y Empresas clasificadas del Estado. Desde el 2018, todos los autónomos y pymes que deseen licitar, deben matricularse en este instituto como requisito indispensable para los procedimientos abreviados y simplificados.
Las condiciones serán diferentes para una persona física o jurídica. En términos generales, se debe aportar la siguiente información adicional y básica:
- Domicilio y objeto social.
- Datos esenciales de la empresa o el individuo.
- Órgano de administración.
- Tipo de póliza de seguros.
- Balance de cuentas anuales.
- Cifras del rendimiento de negocios.
La inscripción en el Rolece puede hacerse directamente o a través de una empresa que prepara licitaciones. Estos expertos pueden encargarse de las gestiones burocráticas, siempre con excelentes resultados.
Una vez se hayan cumplido estos pasos obligatorios, empieza el trabajo duro.
Estas son las recomendaciones para lograr una postulación exitosa.
Presentar una oferta que se puede cumplir
Este es uno de los errores más frecuentes en las empresas o autónomos principiantes. La administración pública es un cliente implacable que exigirá el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
De lo contrario, habrán lamentables consecuencias. Como por ejemplo, el quiebre de la compañía. Para evitar estas situaciones, se debe elaborar una propuesta ajustada al perfil del negocio y sus capacidades.
Comprender las metas del contrato
Los licitadores deben realizar un análisis profundo del contrato. Se aconseja visitar la zona donde se ejecutará el proyecto o se prestará el servicio o donde se vaya a suministrar el producto. De esta forma, se obtiene información de calidad para realizar un diagnóstico y formular cuáles son las fortalezas y debilidades.
Este estudio permite elaborar una oferta interesante y factible.
Diseñar una propuesta económica
La propuesta económica es la columna vertebral de cualquier proyecto. Diseñar un presupuesto por de debajo de los costes reales es una mala jugada y un contrato muy ajustado es un verdadero riesgo. Puede generar pérdida de dinero, inestabilidad en el negocio y repercusiones legales como “baja anormal o desproporcionada”.
Si el diseño financiero falla, el órgano de contratación se ve en la responsabilidad de resolver el contrato. En este caso, la Administración pública procederá a penalizar al licitador con una “prohibición para contratar”.
Levantar una propuesta de licitación es una inversión para el futuro. Hay que tener en cuenta todos los gastos financieros, desde el presente hasta la culminación del proyecto. Las referencias, los costes operativos o el mantenimiento, entre otros.
Construir sinergias
Cuando las empresas son muy pequeñas, la colaboración es una herramienta positiva para ganar la convocatoria y garantizar un rendimiento óptimo. La Unión Temporal de Empresas (UTE) consiste en establecer alianzas entre varias compañías o autónomos para preparar y ejecutar proyectos de licitación.
Esta modalidad tiene dos ventajas: permite ofrecer una calidad más alta y reduce el coste de la oferta. Cuando varios licitadores se asocian, también se hace más ligero el proceso de presentación. Las responsabilidades pueden distribuirse entre los participantes, según su especialidad.
Presentar una memoria impecable
La memoria técnica es la carta de presentación del postulante. Refleja la coherencia y seriedad de la empresa. Se aconseja añadir en el organigrama la experiencia que tiene la pyme en el sector, referencias de trabajos realizados, información detallada sobre los productos y servicios que se ofrecen y los proveedores que se pretenden contratar.
Este documento debe ser elaborado por un especialista.
Revisar detalladamente la aplicación
Es importante realizar un “check list” con los formularios, certificaciones y documentos solicitados. La organización es indispensable para no cometer errores. En caso de ser necesaria una enmienda, es importante tachar la equivocación y acompañarla con firma y fecha.
Las convocatorias son muy estrictas, un requisito faltante provoca una descalificación automática. La documentación debe presentarse en 3 sobres:
- el primero tiene los criterios de solvencia y la documentación legal.
- el segundo contiene las cualidades para la evaluación subjetiva.
- el tercero están los datos financieros.
Los plazos son ajustados y deben respetarse sin excepción.