Para cualquier empresa, la factura reviste de una importancia imprescindible, es el primer registro de las transacciones con los clientes, donde la identificación e información deber ser precisa y fácil de leer. Pero no sólo se limita a ser un requisito fiscal.
En la era digital, donde el elemento visual tiene un rol casi protagónico en la capacidad de influenciar y promover marcas comerciales, no se debe subestimar ninguna fase de interacción con el cliente, y eso incluye la factura.
Las facturas digitales representan la transición entre los procesos anteriormente analógicos y la optimización tecnológica con el uso de sistemas contables, administrativos y financieros que facilitan los procedimientos comerciales.
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Ventajas de una factura profesional
Un modelo de factura eficiente, tiene las siguientes cualidades:
Mejor visualización
En transacciones donde se venden muchos productos es necesario que el cliente pueda leer fácilmente y de forma ordenada y precisa el detalle de los ítems. Esto se logra con un tipo de letra ni tan grande ni tan pequeño, una combinación de colores que no interfieran en la lectura y en el uso de tablas.
Menos riesgo de extravío
En múltiples oportunidades, se ha demostrado que una factura que resalte visualmente es más difícil de que se traspapele, esto gracias al diseño gráfico empleado.
A diferencia de las facturas manuscritas o minimalistas, que son fácilmente confundibles y extraviables.
Aunque no se debe exagerar, tampoco es la idea que la factura resulte extravagante y fuera de sintonía.
Imagen profesional
Una factura profesional tiene un alto impacto en la percepción de los clientes hacia la marca, se ha demostrado que es un sutil potenciador de imagen. Un recurso que debe ser capaz de transmitir el nivel de profesionalismo de la marca.
Importancia de llevar un buen registro contable
Las facturas son uno de los documentos más vitales en el aspecto contable de cualquier empresa, contienen el registro detallado de cada transacción comercial y suman datos a la base de datos de operaciones mensuales y anuales en una compañía.
La contabilidad es una especialidad que inevitablemente ha ido de la mano con el paso de la tecnología y los sistemas que faciliten el registro, cálculo y proyecciones de cuentas.
Es la radiografía más fiel del estado general de una compañía, lo que permite establecer proyecciones en base a diversos escenarios financieros y sobre todo, es un requisito esencial para conseguir créditos bancarios de gran magnitud, vitales para la continuación del negocio.
También se hace necesario para optimizar y ahorrar costes, ayuda a tener un mejor entendimiento de los recursos pasivos que se invierten y que sin importar lo inofensivo que luzcan, siempre hacen peso en las finanzas de la empresa.
Es aquí donde entra en juego el uso de sistemas automatizados de gestión contable y fiscal, para calcular y almacenar en una base de datos exclusiva toda la cronología transaccional de la empresa.
El uso de facturas digitales ha marcado una importante pauta por su versatilidad y adaptabilidad, gracias a que se pueden exportar en distintos formatos digitales y su información ya sale directamente registrada en el sistema, con una sincronización automatizada.
Consejos básicos para llevar una correcta contabilidad
- Digitalización de todas las operaciones: esto se traduce en minimización y hasta erradicación del margen de error humano.
- Verificación de saldos en cuentas bancarias: con el objetivo de confirmar que los registros coinciden con los movimientos bancarios en las diferentes cuentas que existan de la compañía.
- Almacenar facturas en su orden secuencial: cada factura tiene un número, una secuencia para facilitar el orden y visualización.
- Agrupar según tipos de documentos: el orden no sólo se limita a la cronología, sino a la estructura, entendiéndose que existen muchos tipos de transacciones y movimientos, si se agrupan según su clase de movimiento o transacción se produce una mejora sustancial en el análisis de datos.
- Registro puntual de todas las adquisiciones que salen de caja menor: aunque la caja menor sea un fondo para gastos no previstos en el presupuesto, se deben llevar un registro de todo lo que se gaste o invierta con ese dinero.
- Verificación de cifras: todos los registros ingresados de facturas, tickets, ingresos y egresos se deben verificar y confirmar con las cuentas bancarias para evitar discrepancias al momento de declarar ante autoridades fiscales.
Optimización digital
El veloz ritmo del comercio mundial ha llevado a la mayoría de los modelos de negocios que se podrían considerar tradicionales a adoptar medidas y herramientas modernas que tienen mucho o todo que ver con Internet.
Es prácticamente imposible administrar un negocio con los elementos analógicos que se usaban hace tres décadas. Ha significado un cambio radical no sólo en los mecanismos usados sino también en la planificación y ejecución de metas y proyecciones.