España, a pesar de ser uno de los países de la OCDE con la tasa de paro más alta, es también uno de los lugares más atractivos para iniciar un negocio. En la actualidad, donde la actividad económica está ligada sin duda a los avances tecnológicos, siguen siendo muchos los negocios que deben dar el salto a esta nueva economía digital.
La transición o transformación digital se hace presente en aspectos como la gran cantidad de negocios que todavía hoy utilizan centralitas físicas tradicionales. Negocios y comercios que no son conscientes de las oportunidades que están perdiendo por no incorporar a su estructura centralitas virtuales.
Las centralitas virtuales ayudan a conseguir un mayor desarrollo de la empresa, mejorar la comunicación interna y externa y competir con grandes empresas sin necesidad de realizar grandes inversiones.
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¿Qué son las centralitas virtuales?
Una centralita virtual, también conocida como centralita telefónica IP, es un sistema de telefonía IP que utiliza la infraestructura de comunicaciones de datos para realizar sus funciones, permitiendo gestionar las llamadas recibidas al teléfono de cabecera, organizarlas y desviarlas a otras líneas, fijas o móviles.
Estos dispositivos se encargan de gestionar todas las llamadas que entran a un número de cabecera, las organiza y administra, y las desvía a las extensiones o líneas que se desee, tanto fijas como móviles. Es decir, funcionan como una centralita física, desviando llamadas, pero haciendo uso de la tecnología IP.
Mediante este sistema, los clientes llaman al número de cabecera que asocian a la empresa pero las llamadas se pueden responder en el departamento específico con el que deseaban tener contacto. Las centralitas virtuales pueden tener tantas extensiones como se desee.
La centralita virtual consigue mantener todas las ventajas de un teléfono fijo de cabecera, manteniendo así una vía de contacto más de la empresa frente a los clientes. Como ventajas añadidas, este sistema permite sacar partido de la movilidad y la flexibilidad que ofrecen el desvío de llamadas a fijos y móviles.
Estos sistemas, más allá del desvío de llamadas, cuentan con otras funciones: grabación de llamadas, locuciones, colas de espera, menú de voz interactivo y estadísticas de las llamadas recibidas.
Las centralitas virtuales trabajan internamente con el protocolo IP, de modo que se utilizan las comunicaciones de datos para realizar sus funciones. Esto permite conectarse tanto a VoIP como a líneas tradicionales de teléfono analógicas o digitales.
¿Cuáles son las ventajas de las centralitas virtuales?
De manera resumida, y en términos generales, se puede hablar de tres grandes ventajas que ofrecen las centralitas virtuales: la movilidad y la flexibilidad, la no necesidad de comprar una centralista física y el menor coste asociado a mantenimiento.
La cuestión de la movilidad y la flexibilidad se hace muy patente no solo a la hora de recibir llamadas de clientes, sino también comunicaciones internas. El desvío de llamadas a fijos y móviles permite que los empleados puedan responder a las llamadas de los clientes desde cualquier punto, favoreciendo así el teletrabajo.
Con una centralita virtual no es necesario adquirir una centralita física. Las centralitas tradicionales son aparatos muy costosos que necesitan instalación y que quedan obsoletos de manera muy rápida en cuento la empresa va creciendo, de modo que necesitan renovación.
Con las centralitas virtuales esto no ocurre, pues esta tecnología está diseñada para ser escalable, de modo que se pueden añadir líneas telefónicas y extensiones sin miedo a que el sistema colapse.
La centralita virtual no requiere invertir en ningún tipo de dispositivo físico, son equipos informáticos alojados en la nube cuyo coste es accesible prácticamente a cualquier organización.
Muy asociado a este punto está el del mantenimiento. Los equipos físicos exigen montaje, instalación y mantenimiento continuo. Las centralitas telefónicas IP son más sencillas, intuitivas y eficientes.
El hecho de contar con tecnología IP tiene como consecuencia añadida un mayor ahorro en el coste de la factura de teléfono, ya que estos sistemas permiten recibir y realizar llamadas en móviles, tablets y ordenadores.
Una buena conexión a internet, requisito indispensable
Una vez repasadas las ventajas que supone contar con una centralita virtual llega el momento de hablar de los requerimientos básicos. Para disfrutar de este servicio, lo esencial es contar con una conexión a internet veloz y potente, pues esto es lo que va a servir como base para optimizar las comunicaciones y fortalecer la relación de la empresa con las clientes.
Las centralitas virtuales aportan modernidad al negocio al tiempo que facilitan el ahorro. Desde un sencillo panel de control, los servicios de telecomunicaciones pueden ser atendidos y monitorizados de manera cómoda.
Con las telecomunicaciones vemos claramente que la brecha digital es un fenómeno al que se le puede poner freno de manera fácil. Potenciar y facilitar las comunicaciones en la empresa, tanto internas como externas, con sistemas de voz VoIP puede ser la diferencia entre resultar atractivos o no ante los clientes.