Algunos ya la habrán probado mientras que otros aún desconocen el tema de las firmas electrónicas y todas las ventajas y beneficios que la misma puede tener para una empresa.
La firma digital pdf es un instrumento jurídico cuya función principal es la identificación del firmante de una manera inequívoca y mucho más rápida, ágil y versátil que la firma tradicional con tinta.
Para aquellos que aún no estén al tanto de las ventajas que ofrece esta innovación, les presentamos un resumen que puede ser de mucho interés, sobre todo para los modelos de negocio y operaciones donde se vuelve necesario verificar con frecuencia la autenticidad de los documentos, algo que usualmente se hace con firmas y sellos húmedos.
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¿Qué es una firma electrónica?
La firma digital es un mecanismo criptográfico que permite demostrar la autenticidad de un documento que es enviado por medios electrónicos. De esta forma, el destinatario puede tener la seguridad de que el mensaje le es entregado tal como fue creado y sin ninguna clase de alteración o modificación durante el proceso de transmisión.
Se denomina firma digital porque se encuentra asociado a un equipo informático en específico, mensaje, documento o la identidad de una persona en particular, quien tiene la capacidad de crear esta clase de documento por medio de un programa especial al que accede por medio de un usuario y clave única e intransferible.
Ventajas y beneficios de la firma electrónica
La firma electrónica presenta una serie de ventajas:
- Seguridad e integridad en la transmisión de documentos. Los documentos que cuenten con un protocolo de firma digital no podrán ser alterados, por lo cual se tiene la posibilidad de certificar la autenticidad del mismo y verificar la identidad de la persona que lo emite, haciendo más segura la documentación digital.
- Confidencialidad. Podemos garantizar la confidencialidad de mensaje ya que solo podrá ser reconocido por las personas que tengan la autorización para hacerlo.
- Eliminación del almacenamiento físico. Se puede ahorrar espacio físico al eliminar toda clase de almacenamiento en este formato. Podemos mantener la documentación almacenada en servidores que permiten el acceso inmediato desde cualquier ubicación en el mundo, eliminando o disminuyendo en gran medida el consumo de papel.
- Ahorro de tiempo. Se puede distribuir, revisar y firmar documentos en cualquier instante por medio de internet, y con esto se consigue un ahorro considerable en los tiempos de ejecución de procesos involucrados en la operatividad de la mayoría de las empresas. Se reducen los trámites y procedimientos manuales, todo lo cual permite un aumento de la productividad de los colaboradores.
- Eco friendly. Como ya se mencionó, disminuye el consumo de papel, lo que implica reducir efectos nocivos para el planeta derivados de la actividad económica desarrollada por la empresa.
En función de los puntos anteriores, podemos asegurar que la firma digital tiene la capacidad de aumentar la productividad y competitividad de las empresas, permitiéndole ahorrar en sus gastos operativos y de esa manera mejorar la calidad de los servicios que ofrece.