Las oficinas son espacios donde se tiene que trabajar y producir de forma eficiente y eficaz. Por esa razón, no siempre y menos en estos tiempos se debe hacer todo de forma manual. Hay que apoyarse en las máquinas de oficina.
Y dentro de las máquinas de oficina hay muchas que pudieran ser catalogadas como imprescindibles, ya que su uso está relacionado con mejorar la productividad y la calidad de los resultados que se van a obtener en cada jornada. Por eso, conocer su impacto, sus ventajas y funcionamiento puede ser fundamental.
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Plastificadoras
Dentro de las máquinas de oficina poco comunes o mencionadas, pero que son indispensables, están las plastificadoras. Estas máquinas aparte de baratas y duraderas, pueden ser requeridas en empresas de todo tipo, así como en instituciones educativas, y por varias razones:
- Protección de documentos: la plastificación protege los documentos de la humedad, el desgaste, las manchas y los desgarros, prolongando así su vida útil.
- Presentación profesional: los documentos plastificados tienen un aspecto más profesional y duradero, lo que es ideal para presentaciones, informes o cualquier material que se desee conservar a largo plazo.
- Organización: la plastificación permite agrupar y organizar documentos de forma más eficiente, facilitando su búsqueda y manejo.
¿Cómo comprarla?
Hay que tener en cuenta que aunque las plastificadoras por lo general son baratas y prácticas, hay todo un mundo de marcas y de modelos en el mercado, cada una distinguiéndose de las demás en varios aspectos que seguramente servirá para comparar y comprar con seguridad.
Uno de los más importantes es el tamaño de página que admiten. Las plastificadoras A4 y Carta son las más comunes, pero hay otras que incluso trabajan con formatos más grandes.
Luego está el precio. Se pueden conseguir desde una docena de euros, hasta más de 50. Y eso no quiere decir que la primera sea peor que la segunda, por lo que revisar en tiendas especializadas en máquinas de oficina y preguntar a los expertos servirá para tomar la decisión.
Otras máquinas de oficina que son importantes
El trabajo en las oficinas está protagonizado actualmente por los ordenadores y los servidores, ya que gran parte de las actividades diarias pasan por allí. Pero algunas máquinas que pudieran estar o no relacionadas con el mundo de la informática terminarán siendo protagonistas también, sobre todo cuando se requiere de resultados superiores a la media.
- Impresora multifunción: combina las funciones de imprimir, escanear, fotocopiar y, en algunos modelos, hasta la de enviar fax. Es una inversión rentable que ahorra espacio y optimiza recursos. Hoy por hoy, es inconcebible una oficina sin una impresora de calidad en sus espacios.
- Destructora de documentos: es una máquina que garantiza la confidencialidad de la información al destruir documentos sensibles, evitando así posibles filtraciones. No siempre serán vitales en todas las oficinas, pero conforme las responsabilidades del cargo y del espacio vayan aumentando, esta máquina comenzará a tener más utilidad.
- Encuadernadora: una encuadernadora puede ser útil porque permite unir y organizar documentos de forma profesional, creando libros, cuadernos o carpetas personalizadas.
- Grapadora y perforadora: son herramientas básicas para unir y organizar hojas de papel, facilitando la creación de informes, presentaciones y otros materiales. A veces no se necesitará una encuadernadora, pero seguro que sí una grapadora.
- Cizalla o guillotina: son dos máquinas con funcionamientos muy similares y son útiles para cortar papel de forma precisa y rápida, especialmente para trabajos de diseño o manualidades.
- Calculadora: a pesar de la existencia de calculadoras en dispositivos electrónicos, una calculadora física puede ser útil para cálculos rápidos y sencillos. De hecho, facilitan la concentración y la realización de tareas de mayor complejidad, algo para lo que los ordenadores pueden ser contraproducentes muchas veces.
Una oficina productiva es una oficina con todo lo necesario
Y con todo lo necesario hay que mencionar también a las máquinas de oficina que resultan imprescindibles. El diseño de los espacios de trabajo debería siempre comenzar por allí.