En los últimos tiempos, los archivos PDF se han convertido en el formato más habitual a la hora de trabajar online. Buena parte de este éxito se debe a su capacidad para ofrecer un contenido de forma homogénea en cualquier ordenador, sin importar el sistema operativo o el software instalado. Basta con tener un lector de PDF o incluso un navegador de Internet actualizado que tenga esa herramienta integrada para ver el contenido de estos archivos en un diseño que tendrá el mismo formato y aspecto que tenía el documento original cuando fue creado.
Esta facilidad de uso ha llevado a los archivos PDF a formar parte de la actual fiebre por la Administración Electrónica que estamos viendo en numerosos organismos oficiales (ayuntamientos, diputaciones, organismos autonómicos) y empresas privadas. Hoy día, documentos como las solicitudes para realizar diferentes trámites, las facturas que emiten numerosas empresas y cualquier otro documento que debe ser enviado a través de la red es susceptible de utilizar el formato PDF para tal fin.
Esto nos lleva a la necesaria preocupación por la seguridad, que en el caso de los documentos tipo PDF está relacionada con dos elementos. Por un lado, tenemos que hablar de la seguridad a la hora de acceder al contenido de dicho documento. Tomando las medidas necesarias es posible impedir que personas no autorizadas accedan a la información recogida en este archivo. La segunda opción importante es la posibilidad de bloquear la edición de esos documentos PDF. Pensemos que una persona con las herramientas adecuadas podría acceder al documento PDF que hemos enviado, modificar aquellos datos o elementos que le resulten interesantes y usar el nuevo documento para fines no lícitos.
La buena noticia es que Adobe, propietaria del formato PDF y responsable de su gestión, ha tenido en cuenta ambos aspectos a la hora de diseñar un sistema de seguridad que permite evitar ambos problemas cómodamente. Hablamos de un sistema basado en una contraseña o incluso en una combinación de una contraseña y un certificado, que impediría a aquellas personas no autorizadas tanto el acceso al contenido como la posibilidad de editar ese documento.
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Cómo funciona la protección de archivos PDF por contraseña
El funcionamiento de esta protección de tus documentos PDF mediante contraseña no difiere mucho de la de otros documentos o formatos similares. En caso de que activemos la protección por contraseña para la lectura del archivo, una vez que abramos el PDF, este nos solicitará que escribamos esa contraseña para poder acceder. Si no la tenemos, no será posible acceder al contenido del documento. Como capa adicional de protección, se puede incluir también una protección de PDF mediante certificado. En este caso será necesario seleccionar una entidad certificadora de confianza conocida y cuyos archivos tengamos en nuestro ordenador. Una vez elegida, bastará con que el destinatario indique la contraseña correspondiente y tenga en su ordenador instalado un certificado compatible con la certificadora que hayamos elegido para poder acceder al contenido del archivo.
Hasta ahora hemos hablado de la protección general del documento, con la que impedir el acceso de personas no autorizadas al mismo. Sin embargo, la polivalencia de los archivos PDF nos permite establecer otros tipos de protecciones. Basta con echar un vistazo al cuadro de Adobe Acrobat referido a la protección de archivos para descubrir que, entre otros, es posible establecer limitaciones en aspectos como la edición del archivo, su impresión o la posibilidad de rellenar el documento en modo formulario.
En el caso de la impresión, por ejemplo, podemos elegir si queremos que el documento no se pueda imprimir o bien la calidad autorizada para dichas impresiones. En el uso en modo formulario se autoriza la edición de los campos que hayamos elegido como editables dentro del documento e incluso se añade la posibilidad de firmar el mismo mediante un certificado, pero bloqueando en paralelo cualquier otra edición que no sea la que hemos elegido. Dado que son muchas las opciones que tenemos para proteger nuestros archivos PDF, conviene tener claro qué niveles de seguridad queremos utilizar en función de nuestras necesidades y aplicar los mismos adecuadamente.
Cómo proteger un archivo PDF con contraseña
Para proteger un archivo PDF con contraseña tenemos dos opciones principales. La primera es hacerlo a través de una herramienta que ya hemos mencionado, Adobe Acrobat, seleccionando en el menú Herramientas la opción Proteger. En el cuadro de diálogo que se abre seleccionaremos si deseamos restringir solo el acceso o también la edición e impresión del documento, conforme hemos venido comentando antes. También deberemos indicar si queremos usar el método de contraseña o bien el de certificado. Si optamos por la opción de contraseña deberemos escribir la misma y confirmarla para activar la protección. En caso de optar por una protección mediante certificado, el procedimiento será el que hemos indicado anteriormente, eligiendo la entidad certificadora deseada para tal cometido. Cualquier persona que tenga un certificado válido emitido por dicha entidad podrá acceder al contenido.
La segunda opción, interesante en caso de que no tengas Adobe Acrobat instalado en tu ordenador, es recurrir a un servicio de protección de archivos PDF online. Entre ellos tenemos el de la propia Adobe, que pone a nuestro alcance una página en la que podemos cargar cualquier archivo PDF y protegerlo con contraseña fácilmente. En este caso, la contraseña se aplica a efectos de visualización, por lo que solamente aquellas personas que conozcan la contraseña podrán acceder al contenido del documento. El proceso es tan sencillo como escribir la contraseña deseada y confirmarla en el cuadro situado a la derecha.
También tenemos un medidor del nivel de seguridad de la contraseña, que para un mayor nivel de protección debería mezclar letras, números y símbolos especiales. Una vez que tenemos escrita la contraseña basta con pulsar en el botón de establecer contraseña para que el documento PDF quede protegido. Eso sí, no te olvides de descargar el nuevo documento y almacenar o borrar el documento antiguo para no confundirlos. Tampoco te olvides de que esta protección es únicamente de acceso pero no de edición, por lo que una persona podría modificar el contenido del documento si dispone de la herramienta adecuada para hacerlo.