Ahora que la pandemia vírica ha obligado a gran parte de la masa laboral a trabajar a distancia, los temas de seguridad informática y optimización de procesos se han vuelto una necesidad imprescindible para las empresas, especialmente el tema de enviar o recibir documentos con plena validez legal, cobrando importancia el tema de incorporar un protocolo de firma digital.
Las organizaciones que opten por la identidad digital, tendrán considerables ganancias en eficiencia. Quien firma un PDF, añade una capa de seguridad al documento, la cual resulta inviolable, pues se puede verificar la autenticidad del documento y su firma por medios digitales, algo que significa mayor agilidad en los procesos administrativos.
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¿Qué se entiende por firma digital?
Una firma digital se refiere a una técnica matemática que permite al receptor de un mensaje o documento firmado digitalmente, identificar con claridad a la entidad que ha emitido dicha comunicación, confirmando que esta no ha sido alterada. Es decir, es un mecanismo que permite validar la integridad y autenticidad de cualquier documento, mensaje o software.
Para esto, se aplica un método criptográfico compuesto por dos claves, las cuales logran demostrar inequívocamente quién ha sido el emisor del mensaje o archivo. De esta forma, quien emite un documento no puede negar su autoría sobre el mismo y el receptor tiene la capacidad verificar la integridad del mensaje cuando llega a sus manos.
Se trata entonces, de una versión más avanzada de las firmas electrónicas, por lo cual tiene plena validez legal. Por esta razón, las firmas digitales han sido incorporadas en las comunicaciones institucionales, trámites, contratos de servicios y muchos otros documentos de la administración pública y el sector privado que por obligatoriedad necesitan tener valor a nivel legal.
Ahora bien, ¿cómo se utiliza la firma digital? Cómo firmar un PDF es una de las dudas más comunes que existen actualmente. El procedimiento es bastante sencillo, siendo necesario un dispositivo de creación de firmas, el cual se configura a una tarjeta inteligente o un ID digital, los cuales se pueden configurar en la sección “Formularios y firmas” de Adobe Acrobat Reader DC.
Importancia de la firma digital en el contexto actual
Una firma online se ha convertido en imprescindible para el teletrabajo, ahora que muchas personas se encuentran trabajando fuera de la oficina. Cuando un documento debe ser firmado por diferentes personas, las firmas digitales se convierten en una ventaja, ya que el proceso se completa mucho más rápido y sin desperdicio de recursos como papel, tinta y tiempo.
Otra de las ventajas del sistema de firma digital es que colabora con la erradicación del uso de papel. Con documentos firmados digitalmente y almacenados en la nube, deja de ser necesario mantener soporte físico en archivos, lo cual es un proceso engorroso y que suele dificultar mucho el trabajo remoto.
Además, se trata de una forma completamente legal de firmar documentos, ya que está regulada por la Ley de firma electrónica en España, ley 59/2003, de 19 de Diciembre.