Hoy en día, en una era digital, los documentos en papel siguen teniendo mucha importancia y valor, y es que son muchos los documentos en empresas en los que se plasman información confidencial que una vez pasado un cierto tiempo y su vida útil o cuando ya hemos finalizado el uso de dicha información, debemos asegurarnos bien de deshacernos de los mismos de una manera segura y fiable.
La destrucción de dichos documentos, es además la mejor solución puesto que en las empresas no suele haber espacio como para almacenar todos estos documentos y papeles, pero es importante, saber en quién confiamos dicha labor de destrucción, que sean empresas que nos ofrezcan unas garantías y certificados conforme se han llevado a cabo de forma segura la labor para la que la hemos contratado.
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Tipos de documentos para destruir
Son muchos los documentos confidenciales que las empresas pueden tener, pero la destrucción de documentos se suele centrar en nóminas de trabajadores, documentos bancarios internos con información confidencial o información personal de la empresa y de sus clientes, así como cualquier documento que contenga información privada y que no puedan ser tratados como simples papeles que tirar a un contendor o papelera, puesto que si lo hacemos así, esa información tan personal podría acabar en manos de cualquier persona.
Para dicha labor, lo fundamental es confiar este trabajo a empresas de destrucción de documentos que incluso puedan ofrecernos un certificado oficial de la destrucción con el fin además de resguardar la seguridad empresarial, y así mantener nuestra empresa a salvo de que la información pudiera caer en manos de espías que dependiendo del sector de nuestra empresa puede llegar a desvelar información primordial de nuestra empresa.
Es por eso, que estas empresas de destrucción de documentos, llevan también a cabo una muy cuidada selección de personal que pueda ofrecer un servicio en el que la privacidad del cliente o la empresa que los contrata sea lo primero.
La importancia del papel en la era digital
A pesar de que estamos viviendo en una era digital y que son muchas las empresas que tienen todos sus archivos informatizados, también siguen siendo muchas las que continúan utilizando el método tradicional del papel, por sus distintas ventajas que el mismo ofrece.
Es en el caso de éstas empresas que precisarán de un servicio de destruccion de papel para también cumplir con la LOPD.
Esta ley a lo que obliga a las empresas es principalmente a dos cosas: una que si se trabaja con datos confidenciales y personales de otras empresas o individuos, se tienen que comprobar que la información haya sido obtenida de forma legal, de no ser así, cualquier documento deberá ser destruido y por otra parte, se deberán destruir todos los documentos que ya hayan cometido su papel o labor entre la empresa y el cliente, teniéndose que destruir al ser un documento con información personal y privada.
Empresas especializadas
Debido a la importancia de que todas las empresas cumplan con la LOPD las empresas de destrucción de documentos están más en auge que nunca, pero hemos de saber que no todas están adaptadas a dicha ley.
Para empezar el proceso para la destrucción de documentos confidenciales tiene que cumplir con rigurosos estándares, por lo que no serviría lo que muchos solemos hacer, que es rasgar el documento en dos o simplemente arrugarlo, sino que se ha de llevar a cabo por maquinaria que suelen tener éstas empresas especializadas en la destrucción de documentos, una maquinaria específica que no nos es posible poder tener en medio de nuestra oficia o negocio, de ahí la importancia de su contratación.
Cuando contratemos a una empresa de este tipo, necesitaremos que todos los pormenores de la destrucción de nuestra información confidencial quede plasmada en un contrato, además de aparecer las obligaciones por ambas partes, deberá quedar reflejado que contratando ese servicio no estamos dando permiso para conocer los datos confidenciales que contengan.
Por esto, es indispensable incluir en el contrato de los servicios una cláusula donde se les prohíba acceder a nuestros datos obligándolos a guardar el secreto sobre la información que hayan podido ver mientras realizan los trabajos, incluyendo también una prohibición hacia la empresa de destrucción de documentos de un uso distinto al contratado respecto a los documentos.
La empresa que contratemos deberá también cumplir con ciertas normativas con el fin de su labor de destrucción de documentos no suponga ninguna amenaza para el medio ambiente.
Debemos ser muy conscientes que en las empresas se trata con documentos que contienen datos importantes, tanto para nosotros como para los clientes y además de asegurarnos una confidencialidad en su destrucción con el fin de mantener nuestra privacidad y la de todos, estamos obligados a lo que la LOPD marca respecto sobre la destrucción de los documentos.